V zadnjem času si večina podjetij prizadeva kar najbolje optimizirati stroške poslovanja in pogosto se zgodi, da se podjetja odpovejo fizičnim pisarniškim prostorom. Odločijo se za t.i. virtualno pisarno.
Obstajajo seveda tudi drugi razlogi za najem virtualne pisarne. Sodoben podjetniški svet namreč čedalje bolj teži k večji mobilnosti in fleksibilnosti, zato podjetniki svojo dejavnost opravljajo iz različnih lokacij – za svoje delo mnogi potrebujejo le prenosni računalnik in povezavo s svetovnim spletom. A za poslovanje morajo v register vpisati tudi sedež in poslovni naslov podjetja. V tem primeru je vsekakor zanje najboljša rešitev najem virtualne pisarne.
Še eden izmed pogostih razlogov za najem virtualne pisarne je ta, da podjetniki svojo dejavnost opravljajo od doma, a cenijo zasebnost in zato ne želijo obiskov strank, telefonskih klicev ali prejemanja pošte na domač naslov.
Z najemom virtualne pisarne podjetniki pridobijo fizičen naslov, na katerega prejemajo pošto, možnost najema sejnih sob za organizacijo sestankov in soglasja, potrebna za registracijo dejavnosti na novi lokaciji.