Arhiv Značk: Podjetništvo

gdpr uredba eu

28. maja 2018 bo v veljavo stopila splošna uredba EU o varstvu podatkov

GDPR oziroma Splošna uredba EU o varstvu podatkov določa nova pravila glede varovanja podatkov. Uporabljati se bo začela 25. maja 2018. Gre za to, da se bodo postavila enotna pravila na področju varovanja podatkov za vse članice EU. Le nekatera vsebinska in postopkovna vprašanja bodo lahko članice urejale same.

Zakon bo urejal določena vsebinska področja (npr. uporaba genetskih podatkov), nekatere postopkovne vidike (npr. postopek izrekanja sankcij) pa tudi relacije do drugih področij in pravic (npr. dostop do javnih informacij).

Pooblaščena oseba za področje varovanja podatkov

V 37. členu uredbe je navedeno, v katerih primerih je potrebno imenovanje pooblaščenih oseb za področje varstva osebnih podatkov. Določeni so posebni kriteriji, glede na katere mora podjetje samo oceniti, ali spada med tista podjetja, za katera je predvideno imenovanje pooblaščene osebe. V kolikor podjetje nima zaposlene ustrezne osebe, lahko naloge pooblaščene osebe opravlja zunanja oseba.

Pravica do izbrisa podatkov

Nova uredba daje posameznikom tudi pravico do izbrisa nekaterih podatkov. Gre predvsem za primere, ko je oseba v mladosti na družbenih omrežjih objavljala take fotografije, ki ji lahko kasneje v življenju zaradi tematike škodijo ali pa če gre za nezakonito zbrane podatke. V kolikor v posameznem primeru prevlada javni interese, izbrisa ne bo možno izvršiti.

Samoprijava v primeru kršenja varstva podatkov

Obvezna bo tudi samoprijava v primeru, če boste kršili varstvo podatkov. To bo potrebno storiti v primeru, če vam npr. ukradejo prenosnik, na katerem imate naloženo bazo osebnih podatkov strank. V tem primeru boste morali v 72 urah od dogodka obvestiti IP kot nadzorni organ. Za te namene se bo na spletni strani www.ip-rs.si nahajal obrazec, ki ga boste lahko izpolnili. V nasprotnem primeru se posamezniku izreče globa.

Ostale novosti

Po novem zakonu pa ne bo več treba prijavljati zbirke osebnih podatkov v register informacijskega pooblaščenca. Bo pa treba voditi evidence dejavnosti obdelave oziroma popis zbirk osebnih podatkov. Potrebno bo opisati vsako zbirko glede na ime, vrsto podatkov in na povezane pravne podlage.

Prav tako bo še vedno treba imeti pisne pogodbe z zunanjimi ponudniki. Vaši pogodbeniki pa vas bodo morali po novem obvestiti, katere podizvajalce uporabljajo. Vzorci pogodb bodo objavljeni na spletni strani ip-rs.si na podstrani o Splošni uredbi.

Sicer pa se vsem, ki delujete na tem področju, priporoča, da se podrobneje seznanite s smernicami in mnenji IP, kjer lahko najdete odgovore na najpogostejša vprašanja po posameznih področjih, ki jih zakon ureja. V smernicah imate na voljo tudi hitre vodiče, kontrolne sezname ter primere dobrih in slabih praks.

Vir: ip-rs.si

Virtualna pisarna: poslovni naslov je mogoče tudi najeti

V zadnjem času si čedalje več podjetij prizadeva kar najbolje optimizirati stroške poslovanja in zato se pogosto odločijo, da se odpovejo fizičnim pisarniškim prostorom. Odločijo se za t.i. virtualno pisarno oz. za najem poslovnega naslova.

Na tak način pride do pomembnih prihrankov, saj je najem poslovnih prostorov znaten finančni zalogaj za vsako podjetje. To je dobrodošla rešitev predvsem za podjetja, ki so šele na začetku svoje poslovne poti in so zaradi nižjih začetnih prihodkov še posebej občutljiva na vse izdatke. Seveda to ni odločitev za vsakogar. Obstajajo dejavnosti, ki zahtevajo vsakodnevni osebni stik med zaposlenimi in posebne delovne razmere, ki jih v domačem okolju ni možno zagotoviti. Za najem virtualne pisarne se tako odločajo predvsem podjetniki posamezniki in manjša podjetja, ki jim delo od doma ne predstavlja ovire pri poslovanju.

delo od doma

Podjetnik virtualno pisarno pridobi z najemom poslovnega naslova. Pri najemu poslovnega naslova gre za to, da za opravljanje svoje podjetniške dejavnosti ob registraciji ne navede domačega naslova, ampak pri ustreznem ponudniku pridobi poslovni naslov, na katerega registrira podjetje. Ta naslov je nato viden na internetu v sklopu drugih podatkov podjetja. Gre torej za podatek, ki ga stranke takoj opazijo. Na podlagi tega se tudi lahko odločijo, če bodo z navedenim podjetjem stopile v kontakt.

Omeniti je potrebno dejstvo, da ljudje na splošno bolj zaupajo ponudnikom, ki so locirani v večjih mestih. To daje podjetju verodostojnost in ugled. Zato je zelo smiselno, da podjetnik dobro premisli, kateri naslov bo uporabil kot poslovnega. Najem poslovnega naslova tako omogoča pridobitev uglednega naslova za zelo majhen mesečni znesek.

Najem poslovnega naslova je rešitev tudi tedaj, ko podjetnik išče soglasje za opravljanje dejavnosti

poslovanje v velikem mestu ali na vasi

Virtualna pisarna je za marsikaterega podjetnika lahko edina rešitev, da sploh začne z dejavnostjo.

Pogosto se lahko zgodi, da podjetnik stanuje v stanovanju, ki ni v njegovi lasti. Lahko gre za najemniško stanovanje ali pa podjetnik živi pri starših. V tem primeru se lahko zgodi, da lastniki niso naklonjeni registraciji dejavnosti na tem naslovu, kar lahko podjetniku oteži celoten proces. Ob registraciji podjetja na naslovu, ki ni v lasti podjetnika, je namreč dovoljenje s strani lastnikov obvezen dokument, ki ga ta mora priložiti.

Katere so še ostale pozitivne lastnosti najema virtualne pisarne za podjetnike?

Delo od doma pa ima poleg prihranka na stroških najema pisarniških prostorov tudi druge prednosti.

  • prihranek na času

Vsi, ki se vsakodnevno peljejo kilometre stran na delovno mesto vedo, kakšna potrata časa, denarja in volje je to lahko. Sploh v času prometnih konic, ko gneča doseže svoj vrhunec, je udeleženost v prometu lahko zelo neprijetna izkušnja. Podjetnik namesto čakanju v gneči svoj čas lahko nameni delu ali sprostitvi.

  • nižji stroški za pisarniško opremo

Poleg stroškov najema poslovnih prostorov odpadejo tudi številni drugi stroški, povezani z opremljanjem pisarn, dokupa pisarniškega materiala in drugega. Vse, kar potrebujete za opravljanje dela, imate vedno pri roki v domačem okolju. Odpadejo tudi stroški za vsakodnevna kosila v restavraciji. Kosilo si lahko skuhate kar na domačem štedilniku med pavzo.

  • spodbudno delovno okolje

Virtualna pisarna omogoča tudi prilagojeno delovno okolje, kjer si sami razporejamo čas. Hkrati nam tak način dela omogoča, da več časa lahko preživimo s svojo družino. Delovni čas si poljubno razporejamo tako, da se dela lotimo takrat, ko nam to ustreza, ko imamo mir in ko smo najbolj produktivni.

Pomembno: vzpostaviti boste morali mejo med zasebnim in poslovnim življenjem

Čeprav marsikdo sanja o takem načinu dela, pa ne premorejo vsi zadostno količino samodiscipline, ki je nujna pri takem načinu dela.

V domačem okolju je namreč ogromno dejavnikov, ki nas lahko odvrnejo od delovnega procesa. Pavze hitro postanejo predolge, hišna opravila se lahko zavlečejo čez cel dan. Zato se moramo znati pri takem načinu dela ustrezno organizirati, določiti, kdaj točno bomo z delom začeli, kdaj bomo naredili pavze in koliko časa bodo trajale, kdaj bomo z delom zaključili in se posvetili prijetnejšim opravilom.

Tudi tukaj si moramo namreč jasno postaviti meje, sicer lahko kmalu ugotovimo, da cele dneve preživimo v delovnih obveznostih. Tudi svojim domačim mora podjetnik dati jasno vedeti, kdaj dela in ne želi, da bi ga drugi pri tem motili. Postavljanje mej je tukaj ključnega pomena.

Priporočljivo je tudi, da podjetnik določi neko lokacijo v stanovanju, ki je namenjena izključno opravljanju dela in nobenim drugim dejavnostim. Na tak način bo lažje potegnil ločnico med zasebnim in poslovnim življenjem.

Virtualna pisarna in večja ekipa: tudi to lahko prinese odlične rezultate

Situacija je še nekoliko bolj kompleksna, če podjetnik dejavnosti ne opravlja samostojno, ampak ima v podjetju zaposlenih še nekaj ljudi. V tem primeru je poleg samodiscipline potrebno zagotoviti tudi ustrezne metode za nadzor delovnega procesa.

ekipno delo

Zagotoviti moramo, da zaposleni, ki delo opravljajo od doma, delovne naloge opravljajo redno in da je vse narejeno do predvidenih rokov. Vendar v časih izjemnega razvoja tehnologije tudi ta korak ni tako zahteven. Internet nam ponuja številne spletne strani in programe, s katerimi lažje načrtujemo delovni proces. Obstajajo številni programi, ki omogočajo komunikacijo med fizično oddaljenimi osebami. Z njimi lahko komuniciramo tako v pisni, govorni obliki ali pa temu dodamo še sliko in uporabimo kamero. Tako lahko zelo dobro nadomestimo osebni stik in možnosti, da bi prihajalo do nesporazumov, so še toliko manjše.

Poleg orodij za medsebojno komunikacijo pa nam zelo prav lahko pridejo tudi razni drugi spletni pripomočki, s pomočjo katerih lahko pripravimo razpored dela, delovne naloge razdelimo med zaposlene, določimo termine, do katerih naj bi bilo delo opravljeno, potem pa lahko vsak od zaposlenih v isti program vpisuje, kaj od tega je že narejeno, da imamo stalen pregled nad tem, kako blizu zastavljenim ciljem smo.

Kljub udobju dela od doma pa lahko zaposleni zaradi takega načina dela ne čutijo zadostne povezanosti z ostalimi sodelavci zaradi pomanjkanja osebnega stika, kar lahko negativno vpliva na motiviranost za delo. Zato je pomembno, da kljub takemu načinu dela poskrbimo za občasna srečanja in druženja v živo, s čimer se gradi pripadnost med člani in zavezanost viziji podjetja. Zmanjšuje pa se tudi občutek izoliranosti.

sestanki

Izoliranost je na splošno lahko problem pri takem načinu dela. Pri delu v pisarnah so stiki med sodelavci in druženja z njimi samoumevni in vsakodnevni. Virtualna pisarna pa nam tega ne omogoča avtomatsko, ampak je treba za ta vidik poskrbeti na druge načine. Seveda je spet veliko odvisno od tega, s kakšnim delom se ukvarjate. Če imate veliko neposrednega stika s strankami, potem tega problema ni. Sicer pa se moramo sami znati organizirati na način, da druženja z ljudmi izven družinskega kroga ne bomo preveč pogrešali. Mreženje z drugimi ljudmi pa ni pomembno le zaradi naših socialnih potreb, ampak tudi zaradi dobrodošlih informacij, do katerih lahko pridemo na tak način in nam dajo nove ideje, ki jih lahko vključimo v poslovanje. Prek mreženja se tudi lažje širi dober glas o nas in tako lahko pridobivamo nove stranke.

Virtualna pisarna ne pomeni nujno zgolj dela od doma: internet omogoča delo od takorekoč koderkoli

V današnjih časih, ko se da večino dela opravi s prenosnimi računalniki, internetna povezava pa je na voljo skoraj povsod, podjetniku to zagotavlja še večjo fleksibilnost. Delo lahko tako opravlja v kavarni, knjižnici, v parku ali na kakšni drugi privlačni lokaciji in tako koristno združi s prijetnim. Podjetnik lahko tudi združi potovanja z delom.

Prav tako pa je pri nekaterih dejavnostih tako, da zahtevajo veliko terenskega dela in spreminjanja lokacij, obiskovanje strank ali poslovnih partnerjev po različnih koncih Slovenije, zato se virtualna pisarna v teh primerih izkaže kot res praktična ideja.

Ločen poslovni naslov od zasebnega omogoča lažje ločevanje poslovnega in zasebnega življenja

Prednost je tudi v tem, da na tak način prejema zasebno in poslovno pošto na dva različna naslova, kar mu omogoča lažje ločevanje poslovnega in zasebnega življenja.

V tem primeru se tako pošta ne more znajti v napačnih rokah oziroma se izgubiti. Pošto lahko podjetnik po dogovoru prevzame na poslovnem naslovu ali pa se dogovori za kakšno drugo možnost, ki mu bolj ustreza. Poleg tega se je možno po potrebi s ponudnikom dogovoriti tudi za rezervacijo poslovnih prostorov za sestanke. To vam olajša izvedbo poslovnih sestankov. Domače okolje je namreč manj primerno za to, saj lahko stranke odvrača in ne deluje dovolj profesionalno. Hkrati pa so lahko obisku na domu moteči tudi za družinske člane oziroma druge sostanovalce.

sestanki

S tem, ko stranko povabite na sestanek v poslovne prostore, ki so temu namenjeni, naredite vtis, da ste vredni zaupanja. Za izbran termin se je potrebno le predhodno dogovoriti, da se prepričate, če prostor v tem času ni že zaseden.

Pomembna prednost virtualne pisarne je tudi v tem, da si zagotovite mir in zasebnost v domačem okolju. Na tak način namreč ne izpostavljate svojega domačega naslova, zato se lahko izognete nepričakovanemu obisku strank, s čimer bi nastala neprijetna situacija tako za vas kot tudi za člane vašega gospodinjstva. Delo lahko torej opravljate v zavetju svojega doma, brez da bi bili pod pritiskom, da lahko kadarkoli kdo pozvoni na vratih.

Virtualna pisarna je vsekakor eden izmed načinov dela, ki je čedalje bolj razširjen in povpraševanje po njem se bo po vsej verjetnosti večal tudi v prihodnje. Podjetniki, ki se odločajo za virtualno pisarno, so namreč zelo zadovoljni z možnostmi, ki jih ta ponuja.

Vas zanima najem virtualne pisarne v Ljubljani? Pokličite na 030 641 340 ali pošljite povpraševanje:

Ime in priimek*:
Vaš e-poštni naslov*:
Podjetje:
Vaš GSM: