Pri poslovanju imamo včasih nekatere obveznosti, ki se jim ne moremo izogniti. Če poslujemo s proračunskimi uporabniki, je to tudi izstavljanje e-računov. A to ni nujno zgolj nevšečnost, temveč gre v resnici za veliko priložnost, ki jo lahko dobro izkoristimo v svoj prid. E-računi imajo namreč nekatere prednosti, s katerimi bomo poslovanje močno poenostavili. Priporočajo se tudi tistim, ki ne poslujejo s proračunskimi uporabniki.

Poslovanje se v veliki meri odmika od uporabe papirja, saj imamo na voljo bistveno bolj elegantne rešitve, ki nam jih ponujajo računalniki. Tako se tudi računi vse manj izdajajo na papirju, bolj priljubljene so digitalne različice, ki imajo isto funkcijo. V tem kontekstu nam izstavljanje e-računov močno olajša delo, morda pa bomo uspeli tudi znižati stroške.

Izstavljanje e-računov je lažje in hitrejše

Morda se na prvi pogled zdi, da so e-računi bolj kompleksni in bodo zahtevali več truda. A v resnici nam poenostavijo poslovanje in prinašajo še druge prednosti. Že res, da si bo treba vzeti nekaj časa in se spoznati z novimi praksami, ki jih uporabljamo za izstavljanje e-računov, a hitro se bomo prilagodili in začeli spoznavati mnoge prednosti tovrstnega poslovanja.

Izstavljanje računov je na ta način zelo enostavno. Za večino dela poskrbi računalniški program, ki ponuja ustrezno predlogo, ki jo preprosto dopolnimo s preostalimi podatki. Nato se račun izstavi in pripravi v obliki datotek, ki omogočajo enostavno digitalno obdelavo. Račun se lahko kar samodejno pošlje na e-naslov prejemnika, lahko ga tudi izvozimo v spletno banko. Z avtomatizacijo na tem področju se izognemo tveganju za napake, postopke močno olajšamo in pohitrimo, nasploh smo deležni veliko boljše izkušnje.

Izstavljanje e-računov je lahko cenejše

S tem, ko prihranimo veliko časa in truda, bomo našli tudi možnosti za prihranek denarja. Spet to morda ni povsem samoumevno, saj moramo imeti za izstavljanje e-računov ustrezno programsko opremo, ki nas lahko nekaj stane. A pri samem delu z e-računi bomo odkrili prihranke, sploh v primerjavi z izstavljanjem računov na papirju.

Veliko prihranimo že s tem, da ne potrebujemo papirja. Ni treba tiskati računov, ni treba shranjevati kopij, predvsem pa ni treba pošiljati pošte na naslov prejemnikov računov. Tudi če to morda niso zelo visoki stroški, se prihranki hitro pokažejo, na dolgi rok pa povsem upravičijo odločitev za izstavljanje e-računov. Seveda pa moramo upoštevati tudi to, da na ta način prihranimo veliko časa in energije, torej lahko opravimo več dela in dosegamo boljše poslovne rezultate.

V nekaterih primerih je izstavljanje e-računov nujno

Izkaže se torej, da so e-računi zelo atraktivni tudi za tiste, ki nimajo kakšnih posebnih zahtev na tem področju. A v nekaterih primerih te izbire pravzaprav nimamo in moramo poslovati z e-računi. To velja za tiste, ki poslujejo s proračunskimi uporabniki, tu se moramo držati veljavne zakonodaje, ki postavlja pravila za tovrstno poslovanje. Določene so standardizirane oblike e-računov in navedene zahtevane datoteke, ki jih moramo pripraviti. Ker za izstavljanje e-računov običajno uporabljamo računovodske programe, to ne bo velik problem. Dejansko nam lahko ta zahteva močno olajša poslovanje, tudi če jo obravnavamo le kot obveznost.