potni nalogi

Potni nalogi kot podlaga za povračilo stroškov

Potni nalogi so področje, ki ga marsikateri podjetnik zanemarja. To pa seveda ni dobro, ker lahko pride do neljubih posledic. V primeru inšpekcijskega nadzora vas lahko drago stane, če ugotovijo, da niste dosledno vodili podatkov o službenih poteh. Gre torej za pomembne dokumente, ki pričajo o tem, da je do službene poti prišlo. Poleg tega služijo kot podlaga za povračilo stroškov zapsolenih, ki so na službeno pot odšli, če so za določene stroške na poti dali iz lastnega žepa.

Kako dosledno voditi to področje?

Treba je povedati, da ni striktnih pravil, ki bi jasno določale obliko in strukturo potnih nalogov. To pa ne pomeni, da je vseeno, kako jih napišete. Večinoma podjetja v te namene sprejmejo interni akt, ki določa pravila vodenje teh dokumentov.

Potne naloge naj bi se pisalo sproti. Njabolje še pred nastankom poti. Ob prihodu nazaj se jih zgolj smiselno dopolne, če je to potrebno. Vedno jih mora izpolniti oseba, ki se na pot odpravlja. Poleg nje pa tudi njegovi nadrejeni. Na tak način mu tudi odobrijo to pot.

Vedno je treba napisati, za kdaj je potovanje predvideno. Napiše se torej časovni razpon od kdaj do kdaj. Potem je treba opredeliti, kam se gre, torej končna lokacija. Vedno se tudi napiše, kakšen je namen tega potovanja. Katere poslovne cilje se bo s tem dosegalo? Gre za neko izobraževanje, za usposabljanja, oglede primerov dobre prakse, navezovanje poslovnih stikov? Ta namen je treba čim bolj jasno definirati. Najpomembnejša kategorija pa so seveda stroški. Pri tem nas zanima tako njihova višina kot tudi posledica česa so. Navesti je tudi treba, katero prevozno sredstvo se bo uporabilo za pot. Bo to avto, vlak, letalo, kaj drugega? Če gre za službeno vozilo ali privat – je treba definirati tudi to. V primeru službenega vozila se napiše tičen tip in registrsko tablico. Vsi ti podatki morajo biti vključeni.