Arhiv Značk: potni nalogi

potni nalogi

Potni nalogi kot podlaga za povračilo stroškov

Podjetništvo

Potni nalogi so področje, ki ga marsikateri podjetnik zanemarja. To pa seveda ni dobro, ker lahko pride do neljubih posledic. V primeru inšpekcijskega nadzora vas lahko drago stane, če ugotovijo, da niste dosledno vodili podatkov o službenih poteh. Gre torej za pomembne dokumente, ki pričajo o tem, da je do službene poti prišlo. Poleg tega služijo kot podlaga za povračilo stroškov zapsolenih, ki so na službeno pot odšli, če so za določene stroške na poti dali iz lastnega žepa.

Kako dosledno voditi to področje?

Treba je povedati, da ni striktnih pravil, ki bi jasno določale obliko in strukturo potnih nalogov. To pa ne pomeni, da je vseeno, kako jih napišete. Večinoma podjetja v te namene sprejmejo interni akt, ki določa pravila vodenje teh dokumentov.

Potne naloge naj bi se pisalo sproti. Njabolje še pred nastankom poti. Ob prihodu nazaj se jih zgolj smiselno dopolne, če je to potrebno. Vedno jih mora izpolniti oseba, ki se na pot odpravlja. Poleg nje pa tudi njegovi nadrejeni. Na tak način mu tudi odobrijo to pot.

Vedno je treba napisati, za kdaj je potovanje predvideno. Napiše se torej časovni razpon od kdaj do kdaj. Potem je treba opredeliti, kam se gre, torej končna lokacija. Vedno se tudi napiše, kakšen je namen tega potovanja. Katere poslovne cilje se bo s tem dosegalo? Gre za neko izobraževanje, za usposabljanja, oglede primerov dobre prakse, navezovanje poslovnih stikov? Ta namen je treba čim bolj jasno definirati. Najpomembnejša kategorija pa so seveda stroški. Pri tem nas zanima tako njihova višina kot tudi posledica česa so. Navesti je tudi treba, katero prevozno sredstvo se bo uporabilo za pot. Bo to avto, vlak, letalo, kaj drugega? Če gre za službeno vozilo ali privat – je treba definirati tudi to. V primeru službenega vozila se napiše tičen tip in registrsko tablico. Vsi ti podatki morajo biti vključeni.

potni nalogi in njihova evidenca

Potni nalogi kot dokazilo o službenih poteh

Računovodstvo

Potni nalogi so dokumenti, ki jih je treba v vsakem podjetju dosledno pisati in shranjevati. Služijo namreč kot dokaz o tem, da je v določenem času prišlo do odhodov v drugo mesto ali celo državo z namenom, da bi se opravilo določene poslovne obveznosti. Iz tega naslova seveda nastanejo tudi stroški, za katere je dolžan zaposleni prejeti povračilo

Kako napisati potni nalog?

Pravila, kako se točno pisati potne naloge, niso zelo striktna. Običajno vasko podjetje v internem aktu doreče, na kakšen način se bo urejalo to področje. Pravilo pa je, da je treba vanj vključiti vse bistvene podatke. Napisati je treba, kdaj je bil odhod na pot in koliko časa je pot trajala. Navesti je treba, kam se je šlo in kakšni so bili nameni poti. Seveda je glavna sestavina podatek o stroških, ki so zaradi poti nastali. Te stroške je treba zaposlenemu povrtniti, v primeru, če jih je on kril.

Potni nalog naj bi se izdalo še preden dejansko pride do poti. Naknadno naj bi se le popravilo nekatere podatke. Najkasneje naj bi se torej te dokumente napisalo, ko udeleženci pridejo s poti.

Dokument naj bi izpolnil tisti, ki je na pot šel. Vendar pa je obvezno, da je zapis pregledan in podpisan s strani nadrejenih.

Mnoga podjetja so zelo površna v zvezi s spremljanjem tega področja, vendar pa je to lahko zelo slabo za samo poslovanje. V primeru obiska inšpekcije je namreč treba predložiti vsa tovrstna dokazila in če jih podjetje nima, se lahko pojavijo težave, ki se lahko končajo tudi z globo.

Tako je vsekakor priporočljivo potnim nalogom v podjetju posvetiti več pozornosti, da ne bi prišlo do kakšnih neželenih dogodkov. Smiselno je napisati enotna pravila, ki se jih potem držijo vsi, ki so tako ali drugače vpleteni v to. Prav tako je treba shranjevati vsa dokazila še nekaj časa po tem, ko je bila pot že zdavnaj opravljena.