Potni nalogi so računovodski dokumenti, ki omogočajo spremljanje in dokazila o poslovnem potovanju. Delujejo kot dokaz o izvoru in namenu potovanja in upravičujejo stroške, povezane s tem poslovnim potovanjem.
Pisanje teh nalogov je lahko kar zoprno in zamudno delo. Vendar je potni nalog in njemu pripadajoča dokumentacija zelo pomemben dokument, ki lahko vpliva na obdavčitev tako posameznikov kot tudi podjetij.
Pri podjetju, ki nima urejene takšne dokumentacije, lahko v primeru pregleda inšpekcije zaradi izplačila potnih stroškov pride do plačila kazni, zamudnih obresti, dodatnga davka in dohodnine, ter prispevkov za socialno varnost.
Prednosti potnih nalogov
Elektronsko vodenje – Do nalogov lahko zaposleni dostopajo kjer koli, dokler imajo internetno povezavo. Potrebujejo samo računalnik in internetno povezavo, prisotnost v pisarni ni več potrebna.
Enostavnost uporabe – Enostaven vnos podatkov. Priprava potnih nalogov je zelo preprosta in hitra. Orodje Google Maps predlaga pot do destinacije ter izračuna kilometre, kar omogoča kakovosten nadzor nad porabljenimi kilometri. Višina dnevnice, ki je odvisna od države in trajanja potovanja, se tudi izračuna samodejno.
Fleksibilnost – Potne naloge se lahko vnaprej pripravi ter knjiži za nazaj. Lahko se jih briše, kopira ter ureja vsebina nalogov.
Omejene uporabniške pravice – Osebi je mogoče nastaviti uporabniške pravice, tako da potne naloge pripravlja vsak zaposleni samostojno.
Druge prednosti so še prihranek administrativnega dela in časa, sinhronizacija s tečajnicami in skladnost z zakonodajo.
Kaj vsebuje potni nalog?
Podatki, ki jih nalog vsebuje, so firma in sedež podjetja/podjetnika, datum ter številka potnega naloga, ime in priimek zaposlenega na službeni poti, delovno mesto in prebivališče zaposlenega, čas odhoda, relacija poti, namen poti in rok trajanja poti, odobritev delodajalca za prevoz. Če je prevoz službeno vozilo, je potrebno dodati registrsko označbo vozila in stanje števca kilometrine ob začetku vožnje. Nalog mora tudi vsebovati navedbo, po čigavem nalogu gre zaposleni na pot, podatke o izplačilu in podpis pooblaščene osebe. Na koncu naloga pa je potreben še žig, ki ga uporablja podjetje.