Pri poslovanju želimo račune predvsem izdajati, vsak prejet račun pa nam prinaša le stroške in nekaj dodatnega dela. Seveda pa brez prejetih računov ne bo šlo, na ta način se namreč zalagamo s surovinami in materiali za delo, plačujemo najemnine in druge stroške, ki jih imamo. Ne gre le za stroške, temveč za investicijo v zanesljivo poslovanje podjetja na dolgi rok. Če vemo, kakšno delo nas čaka s prejetimi računi, pa si to lahko tudi precej poenostavimo.
Kaj vse je treba opraviti, ko prejmemo račun? To je odvisno tudi od tega, kakšno obliko podjetja imamo in kakšni so naši interni procesi. Za nekatere podjetnike prejet račun pravzaprav ne predstavlja drugega dela kot to, da ga plačamo. A pozor, v mnogih primerih imamo tudi druge obveznosti.
Prejet račun je treba plačati in ustrezno knjižiti
Prva obveznost je seveda plačilo. Že pri tem pa se lahko srečamo tudi z nekaterimi dodatnimi opravki. Sam račun morda še nima plačilnega naloga, tako da bo treba najprej pripraviti plačilni nalog, ki nam omogoča plačilo. Vse bolj se za plačila pripravljajo nalogi, ki omogočajo plačilo preko spletne banke, če se le da kar avtomatsko. Ne glede na to, kako se tega lotimo, mora biti vsak prejet račun pravočasno plačan.
Druga obveznost pa je knjiženje. Pri tem se srečamo z različnimi zahtevami glede na to, kako je urejeno naše knjigovodstvo. Običajno se knjiži račun v glavno knjigo, pripraviti pa je treba tudi zapise za davčne evidence. Najbolje bo, da to prepustimo računovodskim strokovnjakom, sploh pri delu v večjem podjetju, ki ima pogosto opravka s prejetimi računi.
Nekaterim podjetjem prejet račun ne predstavlja dodatnih obveznosti
Zakaj moramo tako skrbno knjižiti prejete račune in voditi davčne evidence? Predvsem zato, da imajo pristojne službe vpogled v naše poslovanje za namen obdavčevanja. Če je to urejeno na druge načine, potem nam prejet račun ne bo nalagal dodatnih obveznosti.
To velja za podjetnike, ki se jim stopnja obdavčitve ne obračuna na podlagi dejanskih prihodkov in odhodkov. Gre za normirano obdavčitev, pri kateri odhodki pri poslovanju niso tako relevantni. Samostojni podjetniki, ki poslujejo na ta način, torej nimajo dodatnega dela, še vedno pa je pametno, da vsak prejet račun zabeležijo za svojo evidenco in dober nadzor nad poslovanjem.
Prejet račun je uporaben tudi za upravljanje poslovanja
Pogosto počnemo stvari samo zato, ker imamo določene obveznosti. Še bolje pa bo, če prepoznamo tudi druge razloge za skrbno delo s prejetimi računi. Izkaže se namreč, da te dokumente lahko tudi sami dobro izkoristimo, če želimo imeti dober nadzor nad svojim poslovanjem.
Za popoln pregled nad poslovanjem bomo gotovo želeli poznati podrobnosti o svojih prihodkih in odhodkih. To je osnova, ki nam pove, ali uspešno poslujemo ali ne. Prav tako lahko na ta način odkrijemo kakšne kritične ovire pri poslovanju, identificiramo največje stroške in odkrijemo priložnosti, s katerimi bomo storili korak naprej. Tudi to nam lahko pove prav prejet račun, saj bomo imeli pregled nad stroški, ki nastajajo pri našem poslovanju, tako lahko morda tudi veliko prihranimo.