E-račun je postal sodobna metoda poslovanja. To je seveda dobra novica, saj s sabo prinaša številne prednosti. Ker se tak račun sestavi elektronsko in pošlje prek elektronskega kanala, torej ni potrebe po rabi papirja. To pomeni, da naredimo nekaj dobrega tako za okolje kot za našo denarnico.
Po drugi strani zaradi odsotnosti papirja lahko poskrbimo za boljšo urejenost delovne površine, saj se na njej ne bodo več pojavljali listi papirja. Tudi upravljanje z e-računi je enostavnejše. Lažje jih shranjujemo in evidentiramo. Po mapah jih lahko razporejamo na poljubne načine. Še lažje pa je upravljanje z njimi, če si pri tem pomagamo s katerim od računovodskih programov. To nam namreč zelo olajša tako izstavljanje kot tudi organizacijo.
Kako izdamo e-račun?
Najprej je treba poudariti, da so razlike glede na to, komu račun izstavimo. Če ga izstavimo proračunskemu uporabniku, moramo za izstavljanje obvezno uporabljati UJP portal. Njegova uporaba je preprosta. Potrebujemo pa za dostop digitalno potrdilo in uporabniško ine ter geslo. Na UJP portalu imamo večino podatkov že ponastavljenih. Poleg tega imamo vpogled v stanje računa, ki smo ga poslali.
Če za plačilo določene storitve ali produkta pričakujemo gotovinsko plačilo, potem račun izstavimo prek sistema davčne blagajne. Pri tem si moramo najprej zagotoviti davčno blagajno v obliki programa ali naprave. Potrebujemo poseben tiskalnik za račune ter mesto, kamor bomo skladiščili denar.
Če pričakujemo negotovinsko poravnavo računa, torej v obliki direktnega nakazila na TRR, potem davčne blagajne ne potrebujemo. E-račun lahko pripravimo v klasičnem programu za pisanje besedil kot sta Word in Excel. Še bolje pa je, če se za izstavitev takega računa poslužujemo računovodskega programa, ki nam zelo olajša celoten postopek.
Poslovanje z e-računi tako postaja stalnica poslovanja. Vsekakor nam zelo olajšajo delo, zato je smiselno, da se tega poslužujemo na dnevni ravni. Prav tako je enostavno shranjevanje in pregledovanje takih računov. Imamo bolj jasno evidenco nad prejetimi in izdanimi računi.