kaj-potrebujete-za-izstavljanje-e-racunov

Kaj potrebujete za izstavljanje e računov?

Med številnimi prilagoditvami, ki jih mora opraviti podjetje za uspešno poslovanje v 21. stoletju, je tudi izstavljanje e računov. Poslovanje se vse bolj seli na splet, tudi če svoje primarne dejavnosti ne opravljamo preko interneta – na spletu najdemo svoje stranke, dobavitelje in partnerje, opravljamo formalnosti in skrbimo tudi za finančne transakcije. Račune na papirju v veliki meri nadomeščajo digitalni računi, lahko so to tudi posebni e-računi, ki nam omogočajo avtomatizacijo poslovanja na tem področju.

Na prvi pogled se zdi, da bomo morali za poslovanje z e-računi opraviti določeno prilagoditev, a v resnici s tem ni veliko dela. Za izstavljanje e računov potrebujemo le ustrezno programsko opremo, ki nam tudi na druge načine pomaga pri poslovanju. Takšne programe verjetno že uporabljamo, ne da bi sploh vedeli, da nam nudijo tudi funkcije za delo z elektronskimi računi.

Izstavljanje e računov opravljamo z računovodskimi programi

Obstajajo programi za račune, ki so namenjeni prav takšnim nalogam. Pogosto pa imamo računovodske programe, ki ponujajo celo vrsto različnih funkcij, ki jih uporabljamo pri svojem poslovanju. V vsakem primeru se je pametno pozanimati, ali nam naša programska oprema omogoča tudi izstavljanje e računov.

E-računi so računi v posebnem digitalnem formatu. Sestavlja jih programska koda, ki združuje vse zahtevane podatke v standardizirani obliki, tako da je možno obdelavo računov nato avtomatizirati. Seveda pa bomo morali najprej poskrbeti za pripravo takšnega računa – računovodski programi to za nas opravijo samodejno. Ko pripravljamo nov račun, enostavno izberemo možnost za izstavljanje e računov in program bo pripravil datoteke, ki jih potrebujemo.

Izstavljanje e računov v praksi nima velikih razlik

To pomeni, da je sam postopek pravzaprav povsem primerljiv z izdajo običajnih računov v digitalni obliki. Praktično vsako podjetje pri poslovanju že uporablja digitalne račune, saj ne želimo pošiljati dokumentov po pošti. A račun v PDF formatu še ni pravi e-račun, zato je postopek za izstavljanje e računov nekoliko drugačen, čeprav se razlikuje le v detajlih.

Plačniku moramo posredovati cel paket datotek, ki jih vsebuje e-račun. Dobili bomo sam e-račun, v katerem so zakodirani vsi podatki z računa. Nato ima paket standardizirano ovojnico, ki omogoča enostavno branje podatkov in avtomatsko obdelavo. Po navadi pa je dodan še račun v bolj berljivi obliki, torej dobimo tudi PDF dokument za preverjanje in evidenco. Vse to pošljemo plačniku, možno pa je izstavljanje e računov povezati tudi s spletnim bančništvom, da se samodejno pripravi plačilni nalog in izvede plačilo.

Izstavljanje e računov nam pri poslovanju zelo pomaga

Pogosto se lahko sami odločamo o tem, v kakšni obliki bomo pripravljali račune. V nekaterih primerih pa imamo opravka z nekaterimi zahtevami, na katere moramo biti pozorni. Morda bo poslovanje z e-računi kar zahtevano, to velja v primeru, da poslujemo s proračunskimi uporabniki. V tem primeru moramo zagotoviti izstavljanje e računov, seveda pa imamo to opcijo tudi pri poslovanju z drugimi plačniki. Navsezadnje lahko v vsakem primeru izkoristimo prednosti, ki jih imajo e-računi, zato je za mnoga podjetja tovrstno poslovanje že uveljavljena praksa, ne glede na to, kakšne so dejanske zahteve.