Vsi prispevki, ki jih je objavil/a avtor

Potni Nalogi

Potni nalogi – Enostavna uporaba za vnos, beleženje in arhiviranje potnih nalogov osebja.

Potni nalogi so računovodski dokumenti, ki omogočajo spremljanje in dokazila o poslovnem potovanju. Delujejo kot dokaz o izvoru in namenu potovanja in upravičujejo stroške, povezane s tem poslovnim potovanjem.

Pisanje teh nalogov je lahko kar zoprno in zamudno delo. Vendar je potni nalog in njemu pripadajoča dokumentacija zelo pomemben dokument, ki lahko vpliva na obdavčitev tako posameznikov kot tudi podjetij.

Pri podjetju, ki nima urejene takšne dokumentacije, lahko v primeru pregleda inšpekcije zaradi izplačila potnih stroškov pride do plačila kazni, zamudnih obresti, dodatnga davka in dohodnine, ter prispevkov za socialno varnost.

Prednosti potnih nalogov

Elektronsko vodenje – Do nalogov lahko zaposleni dostopajo kjer koli, dokler imajo internetno povezavo. Potrebujejo samo računalnik in internetno povezavo, prisotnost v pisarni ni več potrebna.

Enostavnost uporabe – Enostaven vnos podatkov. Priprava potnih nalogov je zelo preprosta in hitra. Orodje Google Maps predlaga pot do destinacije ter izračuna kilometre, kar omogoča kakovosten nadzor nad porabljenimi kilometri. Višina dnevnice, ki je odvisna od države in trajanja potovanja,  se tudi izračuna samodejno.

Fleksibilnost  – Potne naloge se lahko vnaprej pripravi ter knjiži za nazaj. Lahko se jih briše, kopira ter ureja vsebina nalogov.

Omejene uporabniške pravice  – Osebi je mogoče nastaviti uporabniške pravice, tako da potne naloge pripravlja vsak zaposleni samostojno.  

Druge prednosti so še prihranek administrativnega dela in časa, sinhronizacija s tečajnicami in skladnost z zakonodajo.

Kaj vsebuje potni nalog?

Podatki, ki jih nalog vsebuje, so firma in sedež podjetja/podjetnika, datum ter številka potnega naloga, ime in priimek zaposlenega na službeni poti, delovno mesto in prebivališče zaposlenega, čas odhoda, relacija poti, namen poti in rok trajanja poti, odobritev delodajalca za prevoz. Če je prevoz službeno vozilo, je potrebno dodati registrsko označbo vozila in stanje števca kilometrine ob začetku vožnje. Nalog mora tudi vsebovati navedbo, po čigavem nalogu gre zaposleni na pot, podatke o izplačilu in podpis pooblaščene osebe. Na koncu naloga pa je potreben še žig, ki ga uporablja podjetje.

tiskanje v podjetju

Kako znižati stroške tiskanja?

Tiskanje je vsakodneven proces v vsakem podjetju. Nekatera podjetja se tega procesa poslužujejo v večji meri, druga nekoliko manj. Vsem pa je skupno to, da bi si želela, da bi bili stroški, ki jih imajo s tem, čim nižji.

Razmislimo že pred nakupom naprave

O tem, da bomo prihranili na stroških, je treba razmišljati že v fazi nakupa tiskalnika. Pri tem ne smemo gledati zgolj na vrednosti investicije. Še kot bolj pomembno se izkaže biti pozoren na to, kolikšne sprotne stroške bomo imeli z določeno napravo. Gre za varčen ali potraten tiskalnik?

Še toliko bolj pa je priporočljivo, da se odločimo kar za izposojo tiskalnika. Tako si bomo lahko privoščili najsodobnejšo napravo za tiskanje, zanjo pa ne bomo odšteli veliko denarja. Investiciji se tako izognemo v velikem loku. Plačujemo zgolj mesečno izposojo tiskalnika. Določeno količino barve pa dobimo kar v kompletu brezplačno.

Kaj pa lahko naredimo pri samem tiskanju?

Vendar pa tudi, če smo tiskalnik že kupili, lahko še vedno kaj naredimo za znižanje stroškov. Tako se je priporočljivo posluževati obojestranskega tiskanja. To nam namreč prepolovi stoške, ki bi jih sicer imeli s papirjem. Nekateri tiskalniki so to zmožni izvajati brez poseganja v tiskanje. Drugič spet ne. V teh primerih je treba liste obračati ročno.

Tudi ekonomični način tiskanja nam lahko prihrani marsikatere stroške. V tem primeru je namreč poraba črnila manjša, kot bi bila sicer. To pa zato, ker barvne površine niso v celoti zapolnjene. V njih se nahajajo mini luknjice, ki pa ne vplivajo pretirano na kakovost natisnjenega,

Seveda pa je najboljši nasvet, ki vam ga lahko damo, ta, da sploh ne tiskajte. Velikokrat se tega procesa lotimo avtomatično. To pa sicer sploh ne bi bilo potrebno. Zakaj ne bi določenega besedila prebrali kar prek ekrana? Zakaj ne bi nečesa, kar smo želeli pokazati sodelavcu, kar preposlali na njegovo elektronski pošto? In stroški tiskanja se lahko pomembno znižajo.