Vsi prispevki, ki jih je objavil/a avtor

kaj-potrebujete-za-izstavljanje-e-racunov

Kaj potrebujete za izstavljanje e računov?

Računovodstvo

Med številnimi prilagoditvami, ki jih mora opraviti podjetje za uspešno poslovanje v 21. stoletju, je tudi izstavljanje e računov. Poslovanje se vse bolj seli na splet, tudi če svoje primarne dejavnosti ne opravljamo preko interneta – na spletu najdemo svoje stranke, dobavitelje in partnerje, opravljamo formalnosti in skrbimo tudi za finančne transakcije. Račune na papirju v veliki meri nadomeščajo digitalni računi, lahko so to tudi posebni e-računi, ki nam omogočajo avtomatizacijo poslovanja na tem področju.

Na prvi pogled se zdi, da bomo morali za poslovanje z e-računi opraviti določeno prilagoditev, a v resnici s tem ni veliko dela. Za izstavljanje e računov potrebujemo le ustrezno programsko opremo, ki nam tudi na druge načine pomaga pri poslovanju. Takšne programe verjetno že uporabljamo, ne da bi sploh vedeli, da nam nudijo tudi funkcije za delo z elektronskimi računi.

Izstavljanje e računov opravljamo z računovodskimi programi

Obstajajo programi za račune, ki so namenjeni prav takšnim nalogam. Pogosto pa imamo računovodske programe, ki ponujajo celo vrsto različnih funkcij, ki jih uporabljamo pri svojem poslovanju. V vsakem primeru se je pametno pozanimati, ali nam naša programska oprema omogoča tudi izstavljanje e računov.

E-računi so računi v posebnem digitalnem formatu. Sestavlja jih programska koda, ki združuje vse zahtevane podatke v standardizirani obliki, tako da je možno obdelavo računov nato avtomatizirati. Seveda pa bomo morali najprej poskrbeti za pripravo takšnega računa – računovodski programi to za nas opravijo samodejno. Ko pripravljamo nov račun, enostavno izberemo možnost za izstavljanje e računov in program bo pripravil datoteke, ki jih potrebujemo.

Izstavljanje e računov v praksi nima velikih razlik

To pomeni, da je sam postopek pravzaprav povsem primerljiv z izdajo običajnih računov v digitalni obliki. Praktično vsako podjetje pri poslovanju že uporablja digitalne račune, saj ne želimo pošiljati dokumentov po pošti. A račun v PDF formatu še ni pravi e-račun, zato je postopek za izstavljanje e računov nekoliko drugačen, čeprav se razlikuje le v detajlih.

Plačniku moramo posredovati cel paket datotek, ki jih vsebuje e-račun. Dobili bomo sam e-račun, v katerem so zakodirani vsi podatki z računa. Nato ima paket standardizirano ovojnico, ki omogoča enostavno branje podatkov in avtomatsko obdelavo. Po navadi pa je dodan še račun v bolj berljivi obliki, torej dobimo tudi PDF dokument za preverjanje in evidenco. Vse to pošljemo plačniku, možno pa je izstavljanje e računov povezati tudi s spletnim bančništvom, da se samodejno pripravi plačilni nalog in izvede plačilo.

Izstavljanje e računov nam pri poslovanju zelo pomaga

Pogosto se lahko sami odločamo o tem, v kakšni obliki bomo pripravljali račune. V nekaterih primerih pa imamo opravka z nekaterimi zahtevami, na katere moramo biti pozorni. Morda bo poslovanje z e-računi kar zahtevano, to velja v primeru, da poslujemo s proračunskimi uporabniki. V tem primeru moramo zagotoviti izstavljanje e računov, seveda pa imamo to opcijo tudi pri poslovanju z drugimi plačniki. Navsezadnje lahko v vsakem primeru izkoristimo prednosti, ki jih imajo e-računi, zato je za mnoga podjetja tovrstno poslovanje že uveljavljena praksa, ne glede na to, kakšne so dejanske zahteve.

vsak-prejet-racun-prinasa-dodatno-delo

Vsak prejet račun prinaša dodatno delo

Računovodstvo

Pri poslovanju želimo račune predvsem izdajati, vsak prejet račun pa nam prinaša le stroške in nekaj dodatnega dela. Seveda pa brez prejetih računov ne bo šlo, na ta način se namreč zalagamo s surovinami in materiali za delo, plačujemo najemnine in druge stroške, ki jih imamo. Ne gre le za stroške, temveč za investicijo v zanesljivo poslovanje podjetja na dolgi rok. Če vemo, kakšno delo nas čaka s prejetimi računi, pa si to lahko tudi precej poenostavimo.

Kaj vse je treba opraviti, ko prejmemo račun? To je odvisno tudi od tega, kakšno obliko podjetja imamo in kakšni so naši interni procesi. Za nekatere podjetnike prejet račun pravzaprav ne predstavlja drugega dela kot to, da ga plačamo. A pozor, v mnogih primerih imamo tudi druge obveznosti.

Prejet račun je treba plačati in ustrezno knjižiti

Prva obveznost je seveda plačilo. Že pri tem pa se lahko srečamo tudi z nekaterimi dodatnimi opravki. Sam račun morda še nima plačilnega naloga, tako da bo treba najprej pripraviti plačilni nalog, ki nam omogoča plačilo. Vse bolj se za plačila pripravljajo nalogi, ki omogočajo plačilo preko spletne banke, če se le da kar avtomatsko. Ne glede na to, kako se tega lotimo, mora biti vsak prejet račun pravočasno plačan.

Druga obveznost pa je knjiženje. Pri tem se srečamo z različnimi zahtevami glede na to, kako je urejeno naše knjigovodstvo. Običajno se knjiži račun v glavno knjigo, pripraviti pa je treba tudi zapise za davčne evidence. Najbolje bo, da to prepustimo računovodskim strokovnjakom, sploh pri delu v večjem podjetju, ki ima pogosto opravka s prejetimi računi.

Nekaterim podjetjem prejet račun ne predstavlja dodatnih obveznosti

Zakaj moramo tako skrbno knjižiti prejete račune in voditi davčne evidence? Predvsem zato, da imajo pristojne službe vpogled v naše poslovanje za namen obdavčevanja. Če je to urejeno na druge načine, potem nam prejet račun ne bo nalagal dodatnih obveznosti.

To velja za podjetnike, ki se jim stopnja obdavčitve ne obračuna na podlagi dejanskih prihodkov in odhodkov. Gre za normirano obdavčitev, pri kateri odhodki pri poslovanju niso tako relevantni. Samostojni podjetniki, ki poslujejo na ta način, torej nimajo dodatnega dela, še vedno pa je pametno, da vsak prejet račun zabeležijo za svojo evidenco in dober nadzor nad poslovanjem.

Prejet račun je uporaben tudi za upravljanje poslovanja

Pogosto počnemo stvari samo zato, ker imamo določene obveznosti. Še bolje pa bo, če prepoznamo tudi druge razloge za skrbno delo s prejetimi računi. Izkaže se namreč, da te dokumente lahko tudi sami dobro izkoristimo, če želimo imeti dober nadzor nad svojim poslovanjem.

Za popoln pregled nad poslovanjem bomo gotovo želeli poznati podrobnosti o svojih prihodkih in odhodkih. To je osnova, ki nam pove, ali uspešno poslujemo ali ne. Prav tako lahko na ta način odkrijemo kakšne kritične ovire pri poslovanju, identificiramo največje stroške in odkrijemo priložnosti, s katerimi bomo storili korak naprej. Tudi to nam lahko pove prav prejet račun, saj bomo imeli pregled nad stroški, ki nastajajo pri našem poslovanju, tako lahko morda tudi veliko prihranimo.