Arhivi Kategorije: Računovodstvo

Vse o računovodstvu.

Potni Nalogi

Potni nalogi – Enostavna uporaba za vnos, beleženje in arhiviranje potnih nalogov osebja.

Računovodstvo,

Potni nalogi so računovodski dokumenti, ki omogočajo spremljanje in dokazila o poslovnem potovanju. Delujejo kot dokaz o izvoru in namenu potovanja in upravičujejo stroške, povezane s tem poslovnim potovanjem.

Pisanje teh nalogov je lahko kar zoprno in zamudno delo. Vendar je potni nalog in njemu pripadajoča dokumentacija zelo pomemben dokument, ki lahko vpliva na obdavčitev tako posameznikov kot tudi podjetij.

Pri podjetju, ki nima urejene takšne dokumentacije, lahko v primeru pregleda inšpekcije zaradi izplačila potnih stroškov pride do plačila kazni, zamudnih obresti, dodatnga davka in dohodnine, ter prispevkov za socialno varnost.

Prednosti potnih nalogov

Elektronsko vodenje – Do nalogov lahko zaposleni dostopajo kjer koli, dokler imajo internetno povezavo. Potrebujejo samo računalnik in internetno povezavo, prisotnost v pisarni ni več potrebna.

Enostavnost uporabe – Enostaven vnos podatkov. Priprava potnih nalogov je zelo preprosta in hitra. Orodje Google Maps predlaga pot do destinacije ter izračuna kilometre, kar omogoča kakovosten nadzor nad porabljenimi kilometri. Višina dnevnice, ki je odvisna od države in trajanja potovanja,  se tudi izračuna samodejno.

Fleksibilnost  – Potne naloge se lahko vnaprej pripravi ter knjiži za nazaj. Lahko se jih briše, kopira ter ureja vsebina nalogov.

Omejene uporabniške pravice  – Osebi je mogoče nastaviti uporabniške pravice, tako da potne naloge pripravlja vsak zaposleni samostojno.  

Druge prednosti so še prihranek administrativnega dela in časa, sinhronizacija s tečajnicami in skladnost z zakonodajo.

Kaj vsebuje potni nalog?

Podatki, ki jih nalog vsebuje, so firma in sedež podjetja/podjetnika, datum ter številka potnega naloga, ime in priimek zaposlenega na službeni poti, delovno mesto in prebivališče zaposlenega, čas odhoda, relacija poti, namen poti in rok trajanja poti, odobritev delodajalca za prevoz. Če je prevoz službeno vozilo, je potrebno dodati registrsko označbo vozila in stanje števca kilometrine ob začetku vožnje. Nalog mora tudi vsebovati navedbo, po čigavem nalogu gre zaposleni na pot, podatke o izplačilu in podpis pooblaščene osebe. Na koncu naloga pa je potreben še žig, ki ga uporablja podjetje.

e-račun sodobna metoda poslovanja

E-račun kot sodoben način poslovanja

Računovodstvo

E-račun je postal sodobna metoda poslovanja. To je seveda dobra novica, saj s sabo prinaša številne prednosti. Ker se tak račun sestavi elektronsko in pošlje prek elektronskega kanala, torej ni potrebe po rabi papirja. To pomeni, da naredimo nekaj dobrega tako za okolje kot za našo denarnico.

Po drugi strani zaradi odsotnosti papirja lahko poskrbimo za boljšo urejenost delovne površine, saj se na njej ne bodo več pojavljali listi papirja. Tudi upravljanje z e-računi je enostavnejše. Lažje jih shranjujemo in evidentiramo. Po mapah jih lahko razporejamo na poljubne načine. Še lažje pa je upravljanje z njimi, če si pri tem pomagamo s katerim od računovodskih programov. To nam namreč zelo olajša tako izstavljanje kot tudi organizacijo.

Kako izdamo e-račun?

Najprej je treba poudariti, da so razlike glede na to, komu račun izstavimo. Če ga izstavimo proračunskemu uporabniku, moramo za izstavljanje obvezno uporabljati UJP portal. Njegova uporaba je preprosta. Potrebujemo pa za dostop digitalno potrdilo in uporabniško ine ter geslo. Na UJP portalu imamo večino podatkov že ponastavljenih. Poleg tega imamo vpogled v stanje računa, ki smo ga poslali.

Če za plačilo določene storitve ali produkta pričakujemo gotovinsko plačilo, potem račun izstavimo prek sistema davčne blagajne. Pri tem si moramo najprej zagotoviti davčno blagajno v obliki programa ali naprave. Potrebujemo poseben tiskalnik za račune ter mesto, kamor bomo skladiščili denar.

Če pričakujemo negotovinsko poravnavo računa, torej v obliki direktnega nakazila na TRR, potem davčne blagajne ne potrebujemo. E-račun lahko pripravimo v klasičnem programu za pisanje besedil kot sta Word in Excel. Še bolje pa je, če se za izstavitev takega računa poslužujemo računovodskega programa, ki nam zelo olajša celoten postopek.

Poslovanje z e-računi tako postaja stalnica poslovanja. Vsekakor nam zelo olajšajo delo, zato je smiselno, da se tega poslužujemo na dnevni ravni. Prav tako je enostavno shranjevanje in pregledovanje takih računov. Imamo bolj jasno evidenco nad prejetimi in izdanimi računi.