vsak-prejet-racun-prinasa-dodatno-delo

Vsak prejet račun prinaša dodatno delo

Računovodstvo

Pri poslovanju želimo račune predvsem izdajati, vsak prejet račun pa nam prinaša le stroške in nekaj dodatnega dela. Seveda pa brez prejetih računov ne bo šlo, na ta način se namreč zalagamo s surovinami in materiali za delo, plačujemo najemnine in druge stroške, ki jih imamo. Ne gre le za stroške, temveč za investicijo v zanesljivo poslovanje podjetja na dolgi rok. Če vemo, kakšno delo nas čaka s prejetimi računi, pa si to lahko tudi precej poenostavimo.

Kaj vse je treba opraviti, ko prejmemo račun? To je odvisno tudi od tega, kakšno obliko podjetja imamo in kakšni so naši interni procesi. Za nekatere podjetnike prejet račun pravzaprav ne predstavlja drugega dela kot to, da ga plačamo. A pozor, v mnogih primerih imamo tudi druge obveznosti.

Prejet račun je treba plačati in ustrezno knjižiti

Prva obveznost je seveda plačilo. Že pri tem pa se lahko srečamo tudi z nekaterimi dodatnimi opravki. Sam račun morda še nima plačilnega naloga, tako da bo treba najprej pripraviti plačilni nalog, ki nam omogoča plačilo. Vse bolj se za plačila pripravljajo nalogi, ki omogočajo plačilo preko spletne banke, če se le da kar avtomatsko. Ne glede na to, kako se tega lotimo, mora biti vsak prejet račun pravočasno plačan.

Druga obveznost pa je knjiženje. Pri tem se srečamo z različnimi zahtevami glede na to, kako je urejeno naše knjigovodstvo. Običajno se knjiži račun v glavno knjigo, pripraviti pa je treba tudi zapise za davčne evidence. Najbolje bo, da to prepustimo računovodskim strokovnjakom, sploh pri delu v večjem podjetju, ki ima pogosto opravka s prejetimi računi.

Nekaterim podjetjem prejet račun ne predstavlja dodatnih obveznosti

Zakaj moramo tako skrbno knjižiti prejete račune in voditi davčne evidence? Predvsem zato, da imajo pristojne službe vpogled v naše poslovanje za namen obdavčevanja. Če je to urejeno na druge načine, potem nam prejet račun ne bo nalagal dodatnih obveznosti.

To velja za podjetnike, ki se jim stopnja obdavčitve ne obračuna na podlagi dejanskih prihodkov in odhodkov. Gre za normirano obdavčitev, pri kateri odhodki pri poslovanju niso tako relevantni. Samostojni podjetniki, ki poslujejo na ta način, torej nimajo dodatnega dela, še vedno pa je pametno, da vsak prejet račun zabeležijo za svojo evidenco in dober nadzor nad poslovanjem.

Prejet račun je uporaben tudi za upravljanje poslovanja

Pogosto počnemo stvari samo zato, ker imamo določene obveznosti. Še bolje pa bo, če prepoznamo tudi druge razloge za skrbno delo s prejetimi računi. Izkaže se namreč, da te dokumente lahko tudi sami dobro izkoristimo, če želimo imeti dober nadzor nad svojim poslovanjem.

Za popoln pregled nad poslovanjem bomo gotovo želeli poznati podrobnosti o svojih prihodkih in odhodkih. To je osnova, ki nam pove, ali uspešno poslujemo ali ne. Prav tako lahko na ta način odkrijemo kakšne kritične ovire pri poslovanju, identificiramo največje stroške in odkrijemo priložnosti, s katerimi bomo storili korak naprej. Tudi to nam lahko pove prav prejet račun, saj bomo imeli pregled nad stroški, ki nastajajo pri našem poslovanju, tako lahko morda tudi veliko prihranimo.

izstavljanje-e-racunov-ima-vec-prednosti

Izstavljanje e-računov ima več prednosti

Računovodstvo

Pri poslovanju imamo včasih nekatere obveznosti, ki se jim ne moremo izogniti. Če poslujemo s proračunskimi uporabniki, je to tudi izstavljanje e-računov. A to ni nujno zgolj nevšečnost, temveč gre v resnici za veliko priložnost, ki jo lahko dobro izkoristimo v svoj prid. E-računi imajo namreč nekatere prednosti, s katerimi bomo poslovanje močno poenostavili. Priporočajo se tudi tistim, ki ne poslujejo s proračunskimi uporabniki.

Poslovanje se v veliki meri odmika od uporabe papirja, saj imamo na voljo bistveno bolj elegantne rešitve, ki nam jih ponujajo računalniki. Tako se tudi računi vse manj izdajajo na papirju, bolj priljubljene so digitalne različice, ki imajo isto funkcijo. V tem kontekstu nam izstavljanje e-računov močno olajša delo, morda pa bomo uspeli tudi znižati stroške.

Izstavljanje e-računov je lažje in hitrejše

Morda se na prvi pogled zdi, da so e-računi bolj kompleksni in bodo zahtevali več truda. A v resnici nam poenostavijo poslovanje in prinašajo še druge prednosti. Že res, da si bo treba vzeti nekaj časa in se spoznati z novimi praksami, ki jih uporabljamo za izstavljanje e-računov, a hitro se bomo prilagodili in začeli spoznavati mnoge prednosti tovrstnega poslovanja.

Izstavljanje računov je na ta način zelo enostavno. Za večino dela poskrbi računalniški program, ki ponuja ustrezno predlogo, ki jo preprosto dopolnimo s preostalimi podatki. Nato se račun izstavi in pripravi v obliki datotek, ki omogočajo enostavno digitalno obdelavo. Račun se lahko kar samodejno pošlje na e-naslov prejemnika, lahko ga tudi izvozimo v spletno banko. Z avtomatizacijo na tem področju se izognemo tveganju za napake, postopke močno olajšamo in pohitrimo, nasploh smo deležni veliko boljše izkušnje.

Izstavljanje e-računov je lahko cenejše

S tem, ko prihranimo veliko časa in truda, bomo našli tudi možnosti za prihranek denarja. Spet to morda ni povsem samoumevno, saj moramo imeti za izstavljanje e-računov ustrezno programsko opremo, ki nas lahko nekaj stane. A pri samem delu z e-računi bomo odkrili prihranke, sploh v primerjavi z izstavljanjem računov na papirju.

Veliko prihranimo že s tem, da ne potrebujemo papirja. Ni treba tiskati računov, ni treba shranjevati kopij, predvsem pa ni treba pošiljati pošte na naslov prejemnikov računov. Tudi če to morda niso zelo visoki stroški, se prihranki hitro pokažejo, na dolgi rok pa povsem upravičijo odločitev za izstavljanje e-računov. Seveda pa moramo upoštevati tudi to, da na ta način prihranimo veliko časa in energije, torej lahko opravimo več dela in dosegamo boljše poslovne rezultate.

V nekaterih primerih je izstavljanje e-računov nujno

Izkaže se torej, da so e-računi zelo atraktivni tudi za tiste, ki nimajo kakšnih posebnih zahtev na tem področju. A v nekaterih primerih te izbire pravzaprav nimamo in moramo poslovati z e-računi. To velja za tiste, ki poslujejo s proračunskimi uporabniki, tu se moramo držati veljavne zakonodaje, ki postavlja pravila za tovrstno poslovanje. Določene so standardizirane oblike e-računov in navedene zahtevane datoteke, ki jih moramo pripraviti. Ker za izstavljanje e-računov običajno uporabljamo računovodske programe, to ne bo velik problem. Dejansko nam lahko ta zahteva močno olajša poslovanje, tudi če jo obravnavamo le kot obveznost.