Nekateri podjetniki imajo pomisleke pred postopki, kot je izstavljanje e-računov. Res je, da se na tem področju srečamo z nekaterimi dodatnimi opravki in zahtevami, a v resnici je možno na ta način močno poenostaviti poslovanje v praktično vsakem podjetju. Navsezadnje se praktično vsa sodobna podjetja poslužujejo programske opreme za izstavljanje računov, tudi e-računi postajajo kar privzeta opcija pri poslovanju. Z elektronskimi računi se bomo torej gotovo srečali, zato se je pametno pripraviti tudi na izstavljanje takšnih računov.

Zelo verjetno je, da kakšna velika prilagoditev sploh ne bo potrebna. Če že uporabljamo računovodski program, nam ta verjetno omogoča tudi izstavljanje e-računov. Vedeti moramo le, kaj je e-račun in kaj nam omogoča, nato bomo funkcionalnosti svoje programske opreme lahko najbolje izkoristili.

Izstavljanje e-računov ima nekatere posebnosti

Brez skrbi, na sam postopek izstavljanja računa to ne vpliva kaj dosti, a vsekakor imajo e-računi nekatere posebnosti, na katere moramo biti pozorni. Že takoj bomo opazili nekatere razlike v primerjavi z navadnimi računi, so pa tu tudi nekateri detajli.

E-račun ni le navadni račun v digitalni obliki, čeprav dobimo običajno tudi takšno kopijo. Sam e-račun se pripravi v drugačni obliki, dobimo ga kot xml datoteko in posebno ovojnico, ki omogoča avtomatizirano obdelavo. Tako predstavlja e-račun pravzaprav tri datoteke, ki pa se v postopku izstavljanja računa pripravijo avtomatsko in z njimi nimamo posebnega dela.

Tako je v praksi izstavljanje e-računov povsem enostavno in ne bomo imeli nepotrebnega dela ali stroškov. Poznati moramo le razliko med navadnimi in e-računi, da ne bomo povzročili kakšne zmede.

Komu se priporoča izstavljanje e-računov?

V nekaterih primerih je izstavljanje e-računov kar zahtevano, je pa pogosto zelo priporočljivo, saj nam e-računi ponujajo številne prednosti, ki jih bomo želeli izkoristiti.

Predvsem je treba pripravljati e-račune v primeru, da poslujemo s proračunskimi uporabniki, to določajo predpisi. Pogosto so to kakšna večja podjetja, ki imajo poslovne procese urejene tako, da omogočajo zelo učinkovito obdelavo e-računov, zato je to daleč najboljša rešitev. A tudi druga podjetja imajo takšne zmožnosti, zato se pripravljajo e-računi za mnoge prejemnike, ne glede na to, ali so proračunski uporabniki ali ne.

Vsako podjetje se lahko odloči, da bo poslovalo z e-računi. Tako svojim strankam omogoča zelo enostavno in učinkovito delo z računi. Za izstavljanje e-računov se odločimo predvsem v primeru, da poslujemo večinoma s podjetji, ki to lahko izkoristijo.

Za izstavljanje e-računov potrebujemo pravi program

Računovodski programi imajo funkcije za delo z e-računi. Tu so na voljo razne praktične funkcije:

• Izstavljanje e-računov
• Pošiljanje e-računa prejemniku
• Knjiženje in vodenje evidenc
• Obdelava e-računov v spletni banki

Ti programi se načeloma dobro povezujejo še z drugimi računovodskimi in poslovnimi sistemi. V večjih podjetjih se uporabljajo programi, ki odlično integrirajo vse te funkcionalnosti, delo z računi je v veliki meri avtomatizirano. A tudi v manjših podjetjih lahko vzpostavimo zelo učinkovite poslovne procese, ki vključujejo izstavljanje e-računov. Tako bomo v kar največji meri izkoristili prednosti, ki jih prinašajo takšni računi – to je sodoben način poslovanja, s katerim se bomo gotovo srečali tudi v prihodnosti.

Med številnimi prilagoditvami, ki jih mora opraviti podjetje za uspešno poslovanje v 21. stoletju, je tudi izstavljanje e računov. Poslovanje se vse bolj seli na splet, tudi če svoje primarne dejavnosti ne opravljamo preko interneta – na spletu najdemo svoje stranke, dobavitelje in partnerje, opravljamo formalnosti in skrbimo tudi za finančne transakcije. Račune na papirju v veliki meri nadomeščajo digitalni računi, lahko so to tudi posebni e-računi, ki nam omogočajo avtomatizacijo poslovanja na tem področju.

Na prvi pogled se zdi, da bomo morali za poslovanje z e-računi opraviti določeno prilagoditev, a v resnici s tem ni veliko dela. Za izstavljanje e računov potrebujemo le ustrezno programsko opremo, ki nam tudi na druge načine pomaga pri poslovanju. Takšne programe verjetno že uporabljamo, ne da bi sploh vedeli, da nam nudijo tudi funkcije za delo z elektronskimi računi.

Izstavljanje e računov opravljamo z računovodskimi programi

Obstajajo programi za račune, ki so namenjeni prav takšnim nalogam. Pogosto pa imamo računovodske programe, ki ponujajo celo vrsto različnih funkcij, ki jih uporabljamo pri svojem poslovanju. V vsakem primeru se je pametno pozanimati, ali nam naša programska oprema omogoča tudi izstavljanje e računov.

E-računi so računi v posebnem digitalnem formatu. Sestavlja jih programska koda, ki združuje vse zahtevane podatke v standardizirani obliki, tako da je možno obdelavo računov nato avtomatizirati. Seveda pa bomo morali najprej poskrbeti za pripravo takšnega računa – računovodski programi to za nas opravijo samodejno. Ko pripravljamo nov račun, enostavno izberemo možnost za izstavljanje e računov in program bo pripravil datoteke, ki jih potrebujemo.

Izstavljanje e računov v praksi nima velikih razlik

To pomeni, da je sam postopek pravzaprav povsem primerljiv z izdajo običajnih računov v digitalni obliki. Praktično vsako podjetje pri poslovanju že uporablja digitalne račune, saj ne želimo pošiljati dokumentov po pošti. A račun v PDF formatu še ni pravi e-račun, zato je postopek za izstavljanje e računov nekoliko drugačen, čeprav se razlikuje le v detajlih.

Plačniku moramo posredovati cel paket datotek, ki jih vsebuje e-račun. Dobili bomo sam e-račun, v katerem so zakodirani vsi podatki z računa. Nato ima paket standardizirano ovojnico, ki omogoča enostavno branje podatkov in avtomatsko obdelavo. Po navadi pa je dodan še račun v bolj berljivi obliki, torej dobimo tudi PDF dokument za preverjanje in evidenco. Vse to pošljemo plačniku, možno pa je izstavljanje e računov povezati tudi s spletnim bančništvom, da se samodejno pripravi plačilni nalog in izvede plačilo.

Izstavljanje e računov nam pri poslovanju zelo pomaga

Pogosto se lahko sami odločamo o tem, v kakšni obliki bomo pripravljali račune. V nekaterih primerih pa imamo opravka z nekaterimi zahtevami, na katere moramo biti pozorni. Morda bo poslovanje z e-računi kar zahtevano, to velja v primeru, da poslujemo s proračunskimi uporabniki. V tem primeru moramo zagotoviti izstavljanje e računov, seveda pa imamo to opcijo tudi pri poslovanju z drugimi plačniki. Navsezadnje lahko v vsakem primeru izkoristimo prednosti, ki jih imajo e-računi, zato je za mnoga podjetja tovrstno poslovanje že uveljavljena praksa, ne glede na to, kakšne so dejanske zahteve.