Arhiv Značk: Virtualna pisarna

Virtualna pisarna: poslovni naslov je mogoče tudi najeti

V zadnjem času si čedalje več podjetij prizadeva kar najbolje optimizirati stroške poslovanja in zato se pogosto odločijo, da se odpovejo fizičnim pisarniškim prostorom. Odločijo se za t.i. virtualno pisarno oz. za najem poslovnega naslova.

Na tak način pride do pomembnih prihrankov, saj je najem poslovnih prostorov znaten finančni zalogaj za vsako podjetje. To je dobrodošla rešitev predvsem za podjetja, ki so šele na začetku svoje poslovne poti in so zaradi nižjih začetnih prihodkov še posebej občutljiva na vse izdatke. Seveda to ni odločitev za vsakogar. Obstajajo dejavnosti, ki zahtevajo vsakodnevni osebni stik med zaposlenimi in posebne delovne razmere, ki jih v domačem okolju ni možno zagotoviti.

Za najem virtualne pisarne se tako odločajo predvsem podjetniki posamezniki in manjša podjetja, ki jim delo od doma ne predstavlja ovire pri poslovanju.

Virtualna pisarna je del storitve najema poslovnega naslova

delo od doma

Podjetnik virtualno pisarno pridobi z najemom poslovnega naslova. Pri najemu poslovnega naslova gre za to, da za opravljanje svoje podjetniške dejavnosti ob registraciji ne navede domačega naslova, ampak pri ustreznem ponudniku pridobi poslovni naslov, na katerega registrira podjetje. Ta naslov je nato viden na internetu v sklopu drugih podatkov podjetja. Gre torej za podatek, ki ga stranke takoj opazijo. Na podlagi tega se tudi lahko odločijo, če bodo z navedenim podjetjem stopile v kontakt.

Omeniti je potrebno dejstvo, da ljudje na splošno bolj zaupajo ponudnikom, ki so locirani v večjih mestih. To daje podjetju verodostojnost in ugled. Zato je zelo smiselno, da podjetnik dobro premisli, kateri naslov bo uporabil kot poslovnega. Najem poslovnega naslova tako omogoča pridobitev uglednega naslova za zelo majhen mesečni znesek.

Najem poslovnega naslova je rešitev tudi tedaj, ko podjetnik išče soglasje za opravljanje dejavnosti

poslovanje v velikem mestu ali na vasi

Virtualna pisarna je za marsikaterega podjetnika lahko edina rešitev, da sploh začne z dejavnostjo.

Pogosto se lahko zgodi, da podjetnik stanuje v stanovanju, ki ni v njegovi lasti. Lahko gre za najemniško stanovanje ali pa podjetnik živi pri starših. V tem primeru se lahko zgodi, da lastniki niso naklonjeni registraciji dejavnosti na tem naslovu, kar lahko podjetniku oteži celoten proces.

Ob registraciji podjetja na naslovu, ki ni v lasti podjetnika, je namreč dovoljenje s strani lastnikov obvezen dokument, ki ga ta mora priložiti.

Katere so še ostale pozitivne lastnosti najema virtualne pisarne za podjetnike?

Delo od doma pa ima poleg prihranka na stroških najema pisarniških prostorov tudi druge prednosti.

  • prihranek na času

Vsi, ki se vsakodnevno peljejo kilometre stran na delovno mesto vedo, kakšna potrata časa, denarja in volje je to lahko. Sploh v času prometnih konic, ko gneča doseže svoj vrhunec, je udeleženost v prometu lahko zelo neprijetna izkušnja. Podjetnik namesto čakanju v gneči svoj čas lahko nameni delu ali sprostitvi.

  • nižji stroški za pisarniško opremo

Poleg stroškov najema poslovnih prostorov odpadejo tudi številni drugi stroški, povezani z opremljanjem pisarn, dokupa pisarniškega materiala in drugega. Vse, kar potrebujete za opravljanje dela, imate vedno pri roki v domačem okolju. Odpadejo tudi stroški za vsakodnevna kosila v restavraciji. Kosilo si lahko skuhate kar na domačem štedilniku med pavzo.

  • spodbudno delovno okolje

Virtualna pisarna omogoča tudi prilagojeno delovno okolje, kjer si sami razporejamo čas. Hkrati nam tak način dela omogoča, da več časa lahko preživimo s svojo družino. Delovni čas si poljubno razporejamo tako, da se dela lotimo takrat, ko nam to ustreza, ko imamo mir in ko smo najbolj produktivni.

Pomembno: vzpostaviti boste morali mejo med zasebnim in poslovnim življenjem

Čeprav marsikdo sanja o takem načinu dela, pa ne premorejo vsi zadostno količino samodiscipline, ki je nujna pri takem načinu dela.

V domačem okolju je namreč ogromno dejavnikov, ki nas lahko odvrnejo od delovnega procesa. Pavze hitro postanejo predolge, hišna opravila se lahko zavlečejo čez cel dan. Zato se moramo znati pri takem načinu dela ustrezno organizirati. Znati moramo določiti, kdaj točno bomo z delom začeli, kdaj bomo naredili pavze in koliko časa bodo trajale. Vedeti moramo, kdaj bomo z delom zaključili in se posvetili prijetnejšim opravilom.

Tudi tukaj si moramo namreč jasno postaviti meje, sicer lahko kmalu ugotovimo, da cele dneve preživimo v delovnih obveznostih. Tudi svojim domačim mora podjetnik dati jasno vedeti, kdaj dela in ne želi, da bi ga drugi pri tem motili. Postavljanje mej je tukaj ključnega pomena.

Priporočljivo je tudi, da podjetnik določi neko lokacijo v stanovanju, ki je namenjena izključno opravljanju dela in nobenim drugim dejavnostim. Na tak način bo lažje potegnil ločnico med zasebnim in poslovnim življenjem.

Virtualna pisarna in večja ekipa: tudi to lahko prinese odlične rezultate

Situacija je še nekoliko bolj kompleksna, če podjetnik dejavnosti ne opravlja samostojno, ampak ima v podjetju zaposlenih še nekaj ljudi. V tem primeru je poleg samodiscipline potrebno zagotoviti tudi ustrezne metode za nadzor delovnega procesa.

ekipno delo

Zagotoviti moramo, da zaposleni, ki delo opravljajo od doma, delovne naloge opravljajo redno in da je vse narejeno do predvidenih rokov. Vendar v časih izjemnega razvoja tehnologije tudi ta korak ni tako zahteven. Internet nam ponuja številne spletne strani in programe, s katerimi lažje načrtujemo delovni proces. Obstajajo številni programi, ki omogočajo komunikacijo med fizično oddaljenimi osebami. Z njimi lahko komuniciramo tako v pisni, govorni obliki, ali pa temu dodamo še sliko in uporabimo kamero. Tako lahko zelo dobro nadomestimo osebni stik. Možnosti, da bi prihajalo do nesporazumov, pa so še toliko manjše.

Poleg orodij za medsebojno komunikacijo pa nam zelo prav lahko pridejo tudi razni drugi spletni pripomočki. Z njihovo pomočjo lahko pripravimo razpored dela, delovne naloge razdelimo med zaposlene, določimo termine, do katerih naj bi bilo delo opravljeno, potem pa lahko vsak od zaposlenih v isti program vpisuje, kaj od tega je že narejeno. Tako imamo stalen pregled nad tem, kako blizu zastavljenim ciljem smo.

Ali je pomanjkanje osebnega stika lahko problematično?

Kljub udobju dela od doma pa lahko zaposleni zaradi takega načina dela ne čutijo zadostne povezanosti z ostalimi sodelavci zaradi pomanjkanja osebnega stika. To lahko negativno vpliva na motiviranost za delo. Zato je pomembno, da kljub takemu načinu dela poskrbimo za občasna srečanja in druženja v živo. S tem se gradi pripadnost med člani in zavezanost viziji podjetja. Zmanjšuje pa se tudi občutek izoliranosti.

sestanki

Izoliranost je na splošno lahko problem pri takem načinu dela. Pri delu v pisarnah so stiki med sodelavci in druženja z njimi samoumevni in vsakodnevni. Virtualna pisarna pa nam tega ne omogoča avtomatsko, ampak je treba za ta vidik poskrbeti na druge načine. Seveda je spet veliko odvisno od tega, s kakšnim delom se ukvarjate. Če imate veliko neposrednega stika s strankami, potem tega problema ni. Sicer pa se moramo sami znati organizirati na način, da druženja z ljudmi izven družinskega kroga ne bomo preveč pogrešali. Mreženje z drugimi ljudmi pa ni pomembno le zaradi naših socialnih potreb, ampak tudi zaradi dobrodošlih informacij, do katerih lahko pridemo na tak način in nam dajo nove ideje, ki jih lahko vključimo v poslovanje. Prek mreženja se tudi lažje širi dober glas o nas in tako lahko pridobivamo nove stranke.

Virtualna pisarna ne pomeni nujno zgolj dela od doma: internet omogoča delo od takorekoč koderkoli

V današnjih časih, ko se da večino dela opravi s prenosnimi računalniki, internetna povezava pa je na voljo skoraj povsod, podjetniku to zagotavlja še večjo fleksibilnost. Delo lahko tako opravlja v kavarni, knjižnici, v parku ali na kakšni drugi privlačni lokaciji in tako koristno združi s prijetnim. Podjetnik lahko tudi združi potovanja z delom.

Prav tako pa je pri nekaterih dejavnostih tako, da zahtevajo veliko terenskega dela in spreminjanja lokacij, obiskovanje strank ali poslovnih partnerjev po različnih koncih Slovenije, zato se virtualna pisarna v teh primerih izkaže kot res praktična ideja.

Ločen poslovni naslov od zasebnega omogoča lažje ločevanje poslovnega in zasebnega življenja

Prednost je tudi v tem, da na tak način prejema zasebno in poslovno pošto na dva različna naslova, kar mu omogoča lažje ločevanje poslovnega in zasebnega življenja.

V tem primeru se tako pošta ne more znajti v napačnih rokah oziroma se izgubiti. Pošto lahko podjetnik po dogovoru prevzame na poslovnem naslovu ali pa se dogovori za kakšno drugo možnost, ki mu bolj ustreza. Poleg tega se je možno po potrebi s ponudnikom dogovoriti tudi za rezervacijo poslovnih prostorov za sestanke. To vam olajša izvedbo poslovnih sestankov. Domače okolje je namreč manj primerno za to, saj lahko stranke odvrača in ne deluje dovolj profesionalno. Hkrati pa so lahko obisku na domu moteči tudi za družinske člane oziroma druge sostanovalce.

sestanki

S tem, ko stranko povabite na sestanek v poslovne prostore, ki so temu namenjeni, naredite vtis, da ste vredni zaupanja. Za izbran termin se je potrebno le predhodno dogovoriti, da se prepričate, če prostor v tem času ni že zaseden.

Pomembna prednost virtualne pisarne je tudi v tem, da si zagotovite mir in zasebnost v domačem okolju. Na tak način namreč ne izpostavljate svojega domačega naslova, zato se lahko izognete nepričakovanemu obisku strank, s čimer bi nastala neprijetna situacija tako za vas kot tudi za člane vašega gospodinjstva. Delo lahko torej opravljate v zavetju svojega doma, brez da bi bili pod pritiskom, da lahko kadarkoli kdo pozvoni na vratih.

Virtualna pisarna je vsekakor eden izmed načinov dela, ki je čedalje bolj razširjen in povpraševanje po njem se bo po vsej verjetnosti večal tudi v prihodnje. Podjetniki, ki se odločajo za virtualno pisarno, so namreč zelo zadovoljni z možnostmi, ki jih ta ponuja.

Vas zanima najem virtualne pisarne v Ljubljani? Pokličite na 030 641 340 ali pošljite povpraševanje:

 

Nasveti za delo v virtualni pisarni

Virtualna pisarna oziroma delo od doma je način dela, za katerega se odloča čedalje več podjetij. Virtualna pisarna predstavlja prednosti tako za delodajalca kot za zaposlenega. Podjetnik se izogne stroškom za nakup / najem poslovnih prostorov, zaposleni pa prihrani na času in denarju za vožnjo na in z delovnega mesta. Marsikomu je tak način dela pisan na kožo. Potrebne pa je tudi veliko samodiscipline. Da bi vzpostavili produktivno delovno okolje v zavetju svojega doma, si lahko pomagate s spodnjimi predlogi.

Kotiček za opravljanje dela

Pomembno je, da imate doma sobo ali del nje, ki je namenjena izključno opravljanju dela in nobeni drugi dejavnosti in kjer vas nihče ne bo motil. Na tak način boste lažje ločili poklicno življenje od zasebnega.

Ne izolirajte se

Kljub temu, da s sodelavci med delom niste v istem prostoru, je pomembno, da ste z njimi v stalnem stiku preko raznih spletnih orodij (Skype, Facebook in druge). Z rednim medsebojnim usklajevanjem bo delo potekalo bolj tekoče, sodelavci pa boste imeli večji občutek povezanosti. Pomembno je tudi, da, čeprav delate od doma, greste čim bolj pogosto med ljudi.

Načrtovanje odmorov med delom

Tako kot imate lahko po eni strani doma veliko motenj, ki vas odvračajo od dela, je slabost tudi v tem, da ni tam nikogar, ki bi vam določil premor med delom. Tako se morate sami organizirati tako, da ne ostanete ure in ure pred računalnikom, ampak poskrbite za vmesne pavze, prigrizke in razgibavanje. Tako boste poskrbeli za svoje dobro počutje, povečala pa se bo tudi delovna produktivnost.

Preoblecite se

Čeprav se vam zdi ideja o tem, da bi delovne obveznosti opravljali kar v pižami, mamljiva in dejansko si to lahko privoščite, če delate od doma, boste bolj produktivni, če se boste preoblekli v kaj drugega. Če se boste oblekli, kot da bi dejansko šli v službo, boste avtomatsko lažje začeli opravljati tekoče delovne obveznosti.

Ostanite organizirani

Da bi lažje razporedili delovne obveznosti v virtualni pisarni, si pomagajte s koledarjem, seznamom obveznosti itd. v fizični obliki ali kot aplikacije na pametnih napravah. Označite si, do kdaj morate izpeljati določene obveznosti. Tako si boste lažje postavili prioritete in se držali zastavljenih rokov.

Kljub temu, da ima virtualna pisarna številne prednosti pa je treba vedeti, da tak način dela ni pisan na kožo vsem. So ljudje, ki potrebujejo nadzor, da bi lahko ostali zbrani in produktivni. V tem primeru bo odločitev za delo v pravi pisarni, bolj smiselna.

Vir: more.com